Asistente de Compras

? Atender diariamente las solicitudes de pedidos de materiales y servicios de los usuarios a través del sistema, estableciendo las prioridades por tiempo de entrega y revisando las especificaciones técnicas para cubrir en forma oportuna las necesidades de los mismos.
- Solicitar oportunamente presupuesto a los proveedores registrados, a fin de comprar y analizar las ofertas recibidas, mediante la comparación de precios, calidad, garantías y condiciones comerciales, a fin de escoger la opción más adecuada de acuerdo a las necesidades del área solicitante y los intereses de la organización.
- Emitir diariamente las órdenes de compras correspondientes a materiales y servicios, de acuerdo a las directrices, negociaciones y trámites previamente realizados y aprobados por la Gerencia responsable, a fin de brindar apoyo a su gestión.
- Registrar y mantener actualizada la base de datos de proveedores, contratistas y empresas de servicios, y/o enriquecer la misma a través de la búsqueda de nuevos proveedores, a fin de garantizar adecuadas y variadas opciones para la solicitud de cotizaciones de precios de los bienes y servicios requeridos por la empresa.
- Realizar seguimiento a la obtención de las firmas, liberaciones en el sistema y correos de autorización de las órdenes de compras emitidas para ser entregadas o enviadas diariamente a los diferentes proveedores seleccionados a fin de tramitar la adquisición oportuna de los bienes y servicios solicitados por las diferentes áreas.
- Hacer seguimiento a las órdenes de compra pendientes por recibir, a través de la emisión semanal del reporte de órdenes pendientes por entregar, para garantizar el cumplimiento de los tiempos de entrega acordados con los proveedores.
- Llevar control de archivo de los proveedores, órdenes de compra y cotizaciones recibidas.
- Apoyar la ejecución de los procesos de análisis de cotizaciones requeridas, atendiendo la normativa vigente para la adquisición de bienes y servicios, con la finalidad de establecer los contratos y convenios con las operaciones.
- Recibir y analizar las requisiciones de los diferentes departamentos, solicitando las aclaratorias que considere pertinentes.
- Buscar e identificar proveedores de los bienes y servicios requeridos.
- Solicitar dos o tres (2 ó 3) cotizaciones a los proveedores.
- Hacer seguimiento a la recepción de las cotizaciones solicitadas a los proveedores.
- Analizar las cotizaciones recibidas en términos de adecuación al requerimiento, calidad, tiempo de respuesta, costos, entre otros aspectos y efectuar las recomendaciones pertinentes.
- Enviar cotizaciones al Coordinador de Procura para su revisión y aprobación.
- Cuando el proveedor no ofrece el producto que se está solicitando, informar usuario que requirió la mercancía para tomar una decisión.
- Asegurar la actualización de información de los proveedores, así como llevar a cabo la evaluación que permita la calificación de los mismos.
- Buscar y analizar las oportunidades de compras recibidas por proveedores relacionadas a obtención de descuentos, facilidad de pagos, entre otros, asegurándose de la minimización del riesgo ante la selección de un nuevo proveedor o producto.
Gestión de compras
- Evaluar las oportunidades de compras que se presenten, así como las condiciones ofrecidas con los proveedores existentes.
- Realizar el registro de los proveedores, en el sistema administrativo, con apoyo del Asistente de Compras.
- Elaborar las órdenes de compras y notificar al Coordinador de Procura para su aprobación.
- Realizar las requisiciones de productos, insumos y equipos sobre la base a los datos arrojados en el sistema y a las oportunidades de compras existentes.
- Entregar las requisiciones elaboradas al Coordinador de Procura para su aprobación.
- Remitir las Órdenes de Compras aprobadas a los proveedores y coordinar la logística de los fletes requeridos en cada pedido.
- Hacer seguimiento a la recepción de los bienes o servicios adquiridos en el lapso establecido por el proveedor.
- Verificar en el sistema, los pedidos pendientes que se poseen con los proveedores.
- Verificar que los bienes adquiridos o los servicios contratados sean recibidos de acuerdo a las condiciones de compra preestablecidas, lo cual incluye a su vez cotejar la factura recibida con la orden de compra respectiva.
- Recibir las facturas por parte de los proveedores y enviar al Dpto. Contable para el registro de las mismas en el sistema, así como las devoluciones en compras
- Realizar seguimiento de los reclamos y solicitudes de reconocimiento de garantía y defectos las mercancías enviados a los proveedores, en los casos que sea necesario.
- Realizar seguimiento de los reclamos de reconocimiento de garantía y defectos en mercancía enviados a los proveedores, con apoyo del Asistente de Compras.
- Asegurar el seguimiento de los reclamos enviados a los proveedores, así como la emisión de las Notas de crédito pertinentes a favor de la asociación.
- Con respecto a las compras de Talento Humano, en algunos casos, reunirse con el Analista de Talento Humano para coordinar lo que se va a comprar.