1. Evaluación y Otorgamiento de Crédito
- Análisis de riesgo del cliente: Evaluar la solvencia financiera de nuevos clientes (refaccionarias, tiendas de repuestos, grandes talleres) mediante la revisión de estados financieros, referencias comerciales y reportes de buró de crédito.
- Establecimiento de límites de crédito y plazos: Definir el monto máximo de crédito y los días de plazo para el pago (ej. 30, 45 o 60 días), balanceando la necesidad de vender con el riesgo de impago.
- Creación de expedientes: Mantener actualizada la documentación legal y fiscal de cada cliente para asegurar que las garantías o pagarés sean válidos.
2. Gestión y Control de la Cobranza Nacional
- Monitoreo de la cartera por zonas: Supervisar la antigüedad de la cartera de clientes en las diferentes regiones del país, identificando cuentas sanas, atrasadas o en riesgo.
- Gestión de cobranza activa: Contactar a los clientes de forma telefónica, por correo o portales web para asegurar el pago oportuno de las facturas por vencer o vencidas.
- Coordinación con la fuerza de ventas: Trabajar de la mano con los asesores comerciales que visitan las distintas zonas del país, ya que muchas veces ellos sirven como canal de entrega de facturas o recolección de cheques.
3. Conciliación y Operaciones Diarias
- Aplicación de pagos: Registrar diariamente los ingresos de dinero (transferencias, depósitos, cheques) y cruzarlos (conciliar) contra las facturas correspondientes en el sistema ERP de la empresa.
- Gestión de notas de crédito y devoluciones: Este punto es clave en el sector automotriz. El analista debe revisar y aprobar notas de crédito por devoluciones de repuestos defectuosos, aplicaciones incorrectas o garantías, asegurando que el cliente no retenga pagos injustificadamente.
- Liberación de pedidos: Autorizar o bloquear despachos de mercancía en el sistema. Si un cliente excedió su límite de crédito o tiene facturas muy vencidas, el analista detiene el envío de nuevos repuestos hasta que se regularice la situación.
4. Análisis, Reportes y Legal
- Proyección de flujo de caja: Emitir reportes semanales o mensuales sobre el efectivo estimado que ingresará a la empresa por concepto de cobranza.
- Cálculo de indicadores clave (KPIs): Monitorear métricas como el DSO (Días de Venta Pendientes de Cobro), el porcentaje de cartera vencida y el índice de morosidad.
- Gestión de cuentas incobrables: Identificar cuentas de difícil cobro y prepararlas para ser transferidas al área legal o a agencias de cobranza externa.
