Administrador(a) de Contratos El tigre Anzoategui

Propósito del Cargo

Administrar, controlar y hacer seguimiento integral a los contratos asignados por la empresa, asegurando el cumplimiento de sus alcances, condiciones, obligaciones, plazos, soportes documentales, valuaciones, facturación, reportes y compromisos ante clientes, proveedores y áreas internas.

El cargo tiene como finalidad garantizar orden, trazabilidad, control, oportunidad y confiabilidad en la gestión contractual, contribuyendo a la correcta ejecución de los contratos, la reducción de riesgos y la protección de los intereses técnicos, administrativos y económicos de la empresa.

3. Funciones y Responsabilidades
Gestión Contractual
Administrar contratos desde su inicio hasta su cierre.
Revisar alcances, condiciones, plazos, entregables, hitos, penalidades y requisitos documentales.
Mantener trazabilidad de comunicaciones, instrucciones, aprobaciones, conformidades y reclamos.
Identificar desviaciones, riesgos, cambios de alcance o condiciones no previstas.
Coordinar con las áreas responsables el cumplimiento oportuno de compromisos contractuales.
Apoyar solicitudes de ampliación de alcance, extensiones, reconsideraciones o reclamos, cuando aplique.
Control Administrativo y Documental
Organizar y mantener actualizado el expediente físico y digital de cada contrato.
Controlar actas, comunicaciones, órdenes, minutas, conformidades, reportes, valuaciones, facturas y soportes.
Verificar que los documentos estén completos, firmados, fechados y correctamente archivados.
Preparar cartas, reportes, solicitudes y comunicaciones formales.
Garantizar trazabilidad documental para auditorías, revisiones internas, facturación y defensa contractual.
Seguimiento y Cumplimiento
Hacer seguimiento a hitos, entregables, fechas críticas, obligaciones pendientes y compromisos asumidos.
Elaborar matrices de seguimiento contractual.
Alertar sobre retrasos, incumplimientos, riesgos o desviaciones relevantes.
Coordinar reuniones de seguimiento y preparar minutas con responsables y fechas.
Dar seguimiento a acciones correctivas y compromisos derivados de reuniones.
Valuaciones, Facturación y Soportes
Consolidar la documentación requerida para valuaciones, facturación o solicitudes de pago.
Verificar que los trabajos, entregables o suministros facturados cuenten con soportes válidos.
Coordinar con administración, finanzas, operaciones y cliente la presentación de facturas y soportes.
Hacer seguimiento a facturas pendientes, observaciones, devoluciones, retenciones o pagos.
Mantener información actualizada sobre el estado económico y administrativo de cada contrato.
Coordinación Interdepartamental
Coordinar con procura, logística, operaciones, administración, finanzas, SIHO, ingeniería, comercial, legal y demás áreas involucradas.
Facilitar el flujo de información entre áreas internas y clientes.
Apoyar la integración de contratos con herramientas digitales, ERP o repositorios documentales.
Promover una gestión ordenada, colaborativa y orientada al cumplimiento.
4. Requisitos del Cargo
Formación Académica

Profesional universitario en Administración, Ingeniería, Derecho, Contaduría, Economía, Finanzas, Gerencia de Proyectos o carrera afín.

Deseable formación complementaria en administración de contratos, gestión de proyectos, control de gestión, contratación pública o privada, finanzas, procura o logística.

Experiencia
Mínimo 5 años de experiencia comprobable en administración, control o seguimiento de contratos.
Experiencia en gestión documental contractual.
Experiencia en reportes, matrices de seguimiento, valuaciones, soportes de facturación y control administrativo.
Experiencia coordinando con equipos multidisciplinarios.
Deseable experiencia en empresas de servicios, industria, construcción, energía, petróleo, logística, procura, mantenimiento o ingeniería.
Conocimientos Técnicos
Administración y seguimiento de contratos.
Control documental y trazabilidad.
Lectura e interpretación de condiciones contractuales.
Gestión de hitos, entregables, obligaciones y plazos.
Elaboración de reportes gerenciales.
Soportes para valuación, facturación y cobro.
Gestión de riesgos contractuales.
Redacción formal de comunicaciones.
Organización de expedientes físicos y digitales.
Herramientas
Excel avanzado.
Word para reportes, cartas y documentos formales.
PowerPoint para presentaciones ejecutivas.
Outlook o correo corporativo.
Repositorios digitales y control de versiones.
Deseable manejo de ERP, preferiblemente Odoo.
Deseable Power BI, MS Project u otras herramientas de seguimiento.
5. Competencias
Alto nivel de organización.
Atención al detalle.
Responsabilidad.
Comunicación efectiva.
Pensamiento analítico.
Proactividad.
Trabajo colaborativo.
Capacidad para trabajar bajo presión.
Criterio profesional.
Ética y confidencialidad.
Orientación a resultados.
Capacidad de negociación y seguimiento.
Adaptabilidad.
Disposición de apoyo interdepartamental.
6. Indicadores de Gestión
Cumplimiento de hitos contractuales.
Porcentaje de soportes completos y aprobados.
Tiempo de respuesta a requerimientos.
Expedientes actualizados.
Entrega oportuna de valuaciones y soportes de facturación.
Seguimiento a facturas, observaciones y pagos.
Riesgos contractuales identificados y gestionados.
Calidad y oportunidad de reportes gerenciales.
Reducción de reprocesos administrativos.
7. Condiciones del Cargo

Trabajo principalmente administrativo, con interacción permanente con áreas técnicas, operativas, financieras, logísticas y comerciales. Puede requerir visitas a clientes, sedes operativas, almacenes, talleres, obras o lugares donde se ejecuten contratos.

El cargo exige manejo de información sensible, confidencial y estratégica, así como capacidad para gestionar múltiples contratos, documentos y compromisos en paralelo.